Archiveren van email

De hoeveelheid email die je ontvangt wordt steeds groter. Je wilt niet alle email weggooien, maar alles in je mailbox bewaren maakt het onoverzichtelijk en maakt Outlook ook traag. Het kan ook zijn dat er een limiet op je mailbox zit zodat je zo af en toe moet opschonen.

Daarom maken veel mensen met een grotere mailbox gebruik van de archiveringsoptie in Outlook. Hiermee wordt email in een persoonlijk (.pst) bestand opgeslagen. Dit heeft een aantal nadelen:
> Het standaard lokaal opgeslagen persoonlijk bestand wordt  niet meegenomen in de backup. Als dit bestand of de harde schijf van de computer kapot gaat, zullen alle gearchiveerde emails hiermee ook echt weg zijn.
> Het lokale bestand is moeilijker doorzoekbaar. Het bestand is alleen via het lokaal geïnstalleerde Outlook te raadplegen, en niet via bijvoorbeeld webmail of een eventuele Terminal Server.

Een andere manier om email te archiveren is gebruik maken van extra software. Bijvoorbeeld software van GFI (bekend van antispam): Mail Archiver. Bovenstaande nadelen zijn daarmee opgelost. Maar de nieuwe versie van Exchange heeft een eigen oplossing.

Exchange 2010

Met de komst van Exchange 2010 (deze versie zit ook in de nieuwe Small Business Server versie 2011) is de persoonlijke archief mailbox toegevoegd. Dit is een speciale mailbox op de Exchange server die gekoppeld is aan je eigen mailbox. Hiermee kan je dus je email archiveren, maar deze wordt dan wel centraal opgeslagen en meegenomen met de backup. Ook is de mailbox zowel via Outlook als via webmail (Outlook Web App) te raadplegen. De zoek functionaliteit in Outlook doorzoekt ook de archief mailbox.

Zijn er dan geen nadelen aan dit persoonlijk archief?

Wat een nadeel zou kunnen zijn is dat je het archief alleen kunt raadplegen als je een online verbinding hebt met de Exchange server, Outlook moet dus online zijn. Of dit echt een nadeel  is valt natuurlijk te bezien. Het gaat om een archief en een archief zou normaliter alleen ter raadpleging zijn en niet te allen tijde beschikbaar hoeven zijn.
Naast Exchange 2010 heb je een speciale versie van Outlook 2010 nodig. Ook is een additionele Exchange 2010 Enterprise Client Access licentie nodig, deze licentie hoeft alleen gekocht te worden voor de gebruikers die deze functionaliteit gaan gebruiken.